Автоматическое заполнение авансовых отчетов в программах "1С" в облаке"1С:Фреш" (1cfresh.com)

В целях автоматического заполнения авансовых отчетов данными кассовых чеков реализована интеграция бухгалтерских приложений облачного сервиса "1С:Фреш" с сервисом ФНС России, обеспечивающим проверку чеков ККТ.

В целях автоматического заполнения авансовых отчетов данными кассовых чеков реализована интеграция бухгалтерских приложений облачного сервиса "1С:Фреш" с сервисом ФНС России, обеспечивающим проверку чеков ККТ. Данная возможность доступна в следующих приложениях облака "1С:Фреш":

• "1С:Бухгалтерия";
• "1С:Предприниматель";
• "1C:Бухгалтерия 8 СПЕЦ/КОРП";
• "1С:Садовод";
• "1С:Гаражи";
• "1С:Бухгалтерия некоммерческой организации";
• "1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП".

Также планируется предоставить ее пользователям приложений:

• "1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия", начиная с версии 3.0.145;
• "1C:Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ", начиная с версии 3.0.146.

Такая интеграция позволит автоматически заполнять авансовые отчеты и иные подобные документы данными кассовых чеков, подтверждающих покупки, сделанные подотчетными лицами.

С 2020 года функциональность автоматического заполнения авансовых отчетов кассовыми чеками подотчетных лиц доступна для пользователей "1С:БизнесСтарт" и хорошо себя зарекомендовала.

Для пользователей "1С:Фреш" новая функциональность в настоящее время будет бесплатной. Позднее планируется ввести плату за автоматическое заполнение документов (предварительно, при обработке до 200 чеков в квартал автоматическое заполнение останется бесплатным, далее – за плату).

Функциональные возможности

Часто возникают ситуации, когда сотрудники, покупая что-либо за подотчетные деньги, получают кассовые чеки, которые нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Пример 1. Бухгалтер-аутсорсер ведет учет предпринимателя (малого предприятия). Предприниматель (директор малого предприятия) регулярно приносит бухгалтеру пачку чеков за свои поездки или покупки, а бухгалтер включает эти расходы в налоговые декларации предпринимателя.

Пример 2. Сотрудники предприятия регулярно делают покупки для бизнеса в розничных магазинах, ездят в командировки, заправляются на АЗС без использования топливных карт и предоставляют чеки в бухгалтерию для подготовки авансового отчета или путевого листа.

До появления новой функциональности бухгалтеры вручную вводили в авансовые отчеты данные этих чеков. Это могло привести к ошибкам:

• неверным реквизитам документов;
• неправильным сведениям о покупке;
• двойному отражению в учете.

Кроме того, ручной ввод провоцировал бухгалтера сокращать вносимые данные – не вводить детально состав приобретенных товаров или услуг, что могло привести к претензиям налоговых органов при выездной проверке или истребовании первичных документов.

Теперь приложения в облаке "1С:Фреш" (1Cfresh.com) дают возможность по QR-коду, напечатанному на чеке, получить из ФНС реквизиты чека и его детальный товарный состав.

Использование этой возможности в облаке "1С:Фреш" позволит:

• снизить налоговые риски некорректного отражения в учете расходов, осуществляемых сотрудниками за подотчетные деньги;
• повысить уровень автоматизации при подготовке авансовых отчетов, так как по прочитанным данным приложение "1С" позволяет автоматически заполнить авансовый отчет сотрудника;
• работать только с надежными данными, проверенными ФНС.

В письме ФНС РФ № АБ-4-20/4292 разъясняется, что кассовый чек может храниться исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе.

Все QR-коды обработанных чеков сохраняются в сервисе "1С:Фреш", по ним кассовые чеки могут быть найдены и получены в мобильном приложении "Проверка чеков ФНС России", а значит, будут являться документами, подтверждающими расходы.

Порядок подключения и работы

1. Пользователю необходимо зайти в приложение в облаке "1С:Фреш" и получить код доступа для мобильного приложения:
• для простого интерфейса – меню "Настройки – 1С:Сканер чеков";
• для полного интерфейса – "Главное – 1С:Сканер чеков".
2. Установить на мобильный телефон бухгалтера или сотрудника, который делает закупки, мобильное приложение "1С:Сканер чеков" из App Store или Google Play (QR-коды для установки мобильного приложения находятся на форме получения кода доступа) и ввести в мобильном приложении полученный код доступа.
3. Отсканировать чек в мобильном приложении. Чек проверяется в ФНС и становится доступным в приложении в облаке "1С:Фреш".
4. При вводе авансового отчета (путевого листа, расходов предпринимателя) программа предложит заполнить документы детальными данными проверенных кассовых чеков.

Внимание! Партнерам не требуется вводить новый тариф, также не нужно что-либо настраивать в программе.

С 08.12.2023 пользователи, которые работают или планируют начать работу в указанных выше приложениях "1С:Фреш", могут воспользоваться возможностями интеграции бесплатно при наличии действующей подписки. Возможность недоступна в тарифах "1С:Нулевка", "1С:Электронная трудовая книжка".

На данный момент пользователи локальных версий приложений, установленных на компьютере пользователя ("коробочных" или электронных поставок программы), а также пользователи других облачных сервисов на базе программы "1С Бухгалтерия 8" могут воспользоваться автоматическим заполнением авансовых отчетов, перейдя к работе в облачном сервисе "1С:Фреш" (1CFresh.com). Пользователи с действующим договором 1С:ИТС/КП ПРОФ могут сделать это без дополнительной оплаты в течение срока действия договора – просим обращаться к обслуживающему партнеру "1С".

Также пользователи локальных версий уже сейчас могут получить аналогичную функциональность, подключив "Сервис распознавания документов".

Поддержка пользователей

Методическую поддержку пользователей в сервисе выполняет партнер "1С", который является обслуживающей организацией пользователя. Линия консультаций сервиса фирмы "1С" принимает обращения, связанные с доступностью сервиса, в режиме 24/7.

Работа с программами 1С через интернет. Ведите бухгалтерский и налоговый учет, сдавайте отчетность, управляйте бизнесом из любого места, где есть интернет.

Заказать 1С:Фреш

Ознакомиться с возможностями и выбрать тариф сервиса 1С:Фреш можно по ссылке.